Weekly meeting, morning meeting, video meeting, riunione mensile, tool box talk, quanti tipi di riunione conosciamo?

Nell’ambito del QHSE (come in molti altri ambiti) sono molteplici le occasioni per indire o partecipare a una riunione, ma non sempre ne usciamo soddisfatti.

Il problema delle riunioni mal gestite: un esempio!

Comunicare e condividere, in varie modalità, in presenza o a distanza, come siamo forzati a fare oggi a causa della Pandemia, sono aspetti fondamentali della vita lavorativa. Molte volte tuttavia capita di abusare del tempo delle persone, di sprecare risorse o di chiudere con un pugno di mosche.

Riunioni mal gestite, poco preparate, sono tra i motivi di maggiore frustrazione nelle persone in ambito lavorativo. Probabilmente anche a te, caro lettore, verranno in mente molteplici episodi che ti piacerebbe condividere. Scommetto che puoi pensare a diversi colleghi che vedono il meeting settimanale come fumo negli occhi.

Nella mia esperienza professionale ricordo alcune riunioni esemplari da questo punto di vista.

Diversi anni fa, presso una importante multinazionale, ricordo una riunione di un progetto per l’ottimizzazione dei processi. Il team Vistra era stato incaricato per la conduzione del progetto, partecipavo assieme ad un collega. La riunione era pianificata dalle ore 10:30 alle ore 12:00.

Ricordo lo stupore che provai entrando nella sala e vedendo almeno 25-30 persone coinvolte.

La riunione era stata convocata da un top manager dell’azienda, che fino a quel momento non avevamo mai incontrato nel progetto. Erano convocati tutti gli interlocutori con cui avevamo lavorato fino a quel momento ed anche altre persone che non avevamo mai visto.

La scaletta non era stata condivisa e il top manager parlò per la maggior parte del tempo, ponendo di tanto in tanto qualche domanda alla quale i presenti si guardavano bene dal rispondere se non interpellati in modo diretto, in stato di ansia crescente.

La riunione si trasformò praticamente in un monologo e continuò ben oltre l’orario previsto. Dopo due ore si potevano notare le espressioni più incredibili sui volti dei partecipanti: dal terrore allo stato di semi incoscienza con rischio letargia.

Dopo aver sforato di una buona mezz’ora facemmo notare che alle 14:00 avevamo un appuntamento da un altro cliente e che potevamo quindi fermarci ancora per poco. La risposta del manager fu incredibile: ci disse: “Andate pure ci divideremo noi il vostro stipendio!”

Non solo era in preda al delirio di onnipotenza più assoluto ma aveva perso di vista anche chi fossero i partecipanti e si rivolgeva a noi, consulenti esterni incaricati del progetto, confondendoci con collaboratori interni in quanto, forse, non conosceva nemmeno tutti di persona.

Si sa, bisogna andare incontro al cliente, e decidemmo di rinunciare al pranzo per rimanere.

Alle 13:30 la riunione non era ancora terminata e avremmo dovuto fare un torto al cliente successivo fermandoci ancora. Ci congedammo non senza un’ultima sferzata da parte del manager.

La situazione era grottesca: decine di persone, tecnici, manager e operativi, bloccati per ore con tematiche sulle quali non erano preparati ed informati, su temi che spesso riguardavano solo alcuni dei presenti, un clima che non favoriva assolutamente la partecipazione. L’impressione era veramente di una Fantozziana riunione con il “mega direttore galattico”.

Negli anni a seguire ebbi modo di approfondire la tematica della gestione delle riunioni, studiando tecniche e metodi per aiutare a raggiungere l’obiettivo e massimizzare la resa delle risorse coinvolte.

Gestire correttamente le riunioni: il metodo TIM

Possiamo trovare tanti metodi per la gestione delle riunioni, ad esempio il metodo TIM: Team Information Management, scelto dalla nostra Academy Vistra Fighting For Safety.

TIM è un metodo che racchiude l’esperienza di oltre 20 anni, maturata sul campo con migliaia di progetti in organizzazioni di ogni dimensione, dall’artigiano alla multinazionale, in Italia e all’Estero. In questi progetti le riunioni non sono mancate e neanche gli errori! Ma è proprio da quelli che si impara di più, per costruire un approccio molto pratico e concreto, mirato al risultato.

Le variabili sono molteplici, in funzione del tipo di riunione, se si tratta di coinvolgere molte persone o poche, con colleghi o clienti, fornitori, periodiche o di inizio/fine progetto e così via.

Possiamo trovare tuttavia alcuni elementi che accomunano questi metodi:

1. La definizione di un moderatore;

2. La preparazione della riunione;

3. La verifica della disponibilità e l’organizzazione temporale;

4. La scelta appropriata del luogo e/o dei mezzi;

5. La condivisione anticipata del materiale della riunione;

6. La definizione chiare dell’obiettivo;

7. La preparazione individuale;

8. La raccolta e la condivisione dei dati;

9. La chiarificazione linguistica;

10. La chiusura;

11. La definizione del piano (action plan);

12. Feedback e follow up (engagement);

Il moderatore ha un ruolo importantissimo per la riunione, perché da lui dipende molto come verranno spese molte delle risorse messe in gioco, spesso le più preziose, ovvero le persone e il tempo che queste dedicheranno all’evento.

Tutti siamo oberati dalle scadenze e possiamo provare la tentazione di prendere il compito di moderatore alla leggera, pensando che “ce ne occuperemo durante la riunione”. In realtà, se ricopriamo questo ruolo, da noi dipende probabilmente il successo o il fallimento della riunione.

Investire il proprio tempo nella preparazione della riunione in questo senso è segno di rispetto e professionalità ma, soprattutto, conviene!

Evita di sprecare risorse ed aiuta a raggiungere l’obiettivo.

Quante volte ci è capitato di uscire dalla sala pensando di aver sprecato il proprio tempo!

La preparazione non si limita solo alla sincronizzazione della disponibilità delle persone e dovrebbe prevedere tutta una serie di aspetti, alcuni dei quali indispensabili per la buona riuscita.

Sostanzialmente devi essere in grado di far arrivare i partecipanti preparati. Deve essere chiaro l’obiettivo della riunione e devono essere anticipati i dati sui quali si discuterà. Aspetti da curare se pur secondari sono il luogo della riunione, la stanza adatta, verificare la disponibilità della strumentazione necessaria e preparare dei piani di emergenza (ad esempio se il portatile non funziona hai una copia della presentazione disponibile?)

Arrivati a questo punto ci aspettiamo che i partecipanti arrivino preparati e portino un contributo utile alla riunione. È importante stare nei tempi e in questo senso il ruolo del moderatore diventa ancora una volta cruciale. Devi scandire i tempi della riunione considerando che stai gestendo la risorsa “finita” per eccellenza: il tempo. Se hai un’ora a disposizione e dividi la riunione in fasi, devi fare in modo che se hai stabilito che in 20 minuti tutti possano dire la loro opinione, ognuno si prenda solo lo spazio concesso e stia nei tempi. Altro fattore critico è quello di favorire la partecipazione di tutti, aspetto particolarmente critico quando ci sono in gioco ruoli diversi e ti trovi a gestire sottoposti e manager, tra i quali magari anche il tuo capo.

È fondamentale assicurarsi che il contributo di ognuno sia chiaro agli altri e, infine, trarre le conclusioni, definire un action plan con scadenze e responsabilità.

Se vogliamo, poi, la cosa non finisce qui, ma dovresti considerare anche un follow up che crei l’engagement necessario alle persone che hanno un compito da svolgere, fino al raggiungimento dell’obiettivo.

Lo so che molte cose ti sembrano difficili o che ti chiedi come sia possibile risolvere determinate situazioni.

I nostri QHSE manager e consulenti sono stati impegnati nelle situazioni più disparate e nella nostra Academy cerchiamo di fornire loro strumenti adatti ed aggiornati per la massima efficacia.

Se ritieni che approfondire questa tematica possa portare un valore aggiunto alla tua organizzazione non esitare a contattarci, la nostra Academy è aperta anche per te!