L’imprevisto amministrativo nel QHSE internazionale

Operare a livello internazionale nel QHSE non significa solamente avere una competenza tecnica specifica della materia. Non significa nemmeno avere un network di partner e professionisti a livello mondiale per poter offrire sempre un approccio aggiornato e di alto livello in ogni paese del mondo:

serve anche un’adeguata struttura per gestire la logistica, un’adeguata copertura assicurativa e, infine, adeguate competenze a livello contabile ed amministrativo e finanziario.

Certamente le aziende più strutturate hanno maggiore dimestichezza con questi aspetti e, talvolta, anche molte PMI che fanno dell’export un loro punto di forza.

Dove è più difficile trovare interlocutori all’altezza è il mondo dei servizi e, in particolare, quello dell’assistenza QHSE per cui gli attori sono veramente pochi nel nostro paese.

Può accadere di sottovalutare questo aspetto quando si sta facendo la scelta del partner da coinvolgere in un progetto.

Magari viene più facile pensare alle competenze tecniche ma avere problemi di questo tipo può mettere in difficoltà anche l’erogazione del servizio, nonostante una competenza tecnica impeccabile.

Vistra lavora in questo ambito da oltre 10 anni e ha maturato una certa esperienza in merito.

Problemi amministrativi

Sostanzialmente i problemi in ambito amministrativo possono nascere da tutta una serie di temi come ad esempio:

• Problemi di cambio valuta
• Valute non convertibili
• Problemi di stabile organizzazione
• Leggi e vincoli locali in merito a tassazione o ritenute
• Restrizioni su specifiche valute
• Progetti in paesi oggetto di sanzioni
• Vincoli inerenti il diritto del lavoro
• Nazionalità non gradite
• Rapporti bancari

solo per citare alcuni ambiti in cui abbiamo vissuto delle esperienze in modo diretto.

Alcuni anni fa ad esempio abbiamo vissuto delle difficoltà impreviste per dei progetti in Egitto. A quel tempo il progetto era stato definito in USD e, per evitare il rischio cambio, avevamo utilizzato la stessa valuta anche nella contrattualistica con i nostri partner egiziani.

Vistra ha seguito decine di progetti in questo paese fin dal 2013 e, nel corso degli anni, ha potuto costruire un efficace network di partner locali qualificati ed affidabili da includere nei progetti.

Molte volte infatti non è in difficile trovare dei possibili partner locali;  la difficoltà sta nell’accertarsi che siano affidabili e competenti. Avere un partner che ti aiuta in questo è un notevole valore aggiunto.

I pagamenti in USD possono essere soggetti a diversi livelli di controllo e dipendono dai rapporti internazionali tra i diversi circuiti bancari per cui è difficile prevedere quale sia l’istituto o il controllore.

Sta di fatto che, per questioni di controlli, i pagamenti destinati ad un nostro partner erano stati bloccati da un ente di controllo Americano con finalità di controllo antiterroristico.

Certamente sono dei controlli importanti e legittimi, tuttavia spesso scontano processi altamente burocratizzati con delle tempistiche tutt’altro che trascurabili.

Ci trovammo così nella spiacevole situazione di aver già pagato al nostro partner le tranches previste dal contratto senza che lui le potesse ricevere. Anzi ci trovavamo nella spiacevole situazione di dover gestire i suoi leciti reclami perché non aveva ricevuto diversi pagamenti rispetto allo scadenziario concordato.

La situazione era critica sotto diversi punti di vista: da un lato Vistra si era già esposta finanziariamente, dall’altro la nostra credibilità verso il partner poteva incrinarsi. Infine c’era una difficoltà oggettiva per cui, senza soldi, il nostro partner si sarebbe potuto trovare in oggettiva difficoltà e magari sarebbe stato costretto a lasciare il suo ruolo nel team HSE di Vistra lasciando scoperto il cliente.

Un nuovo pagamento in USD sarebbe stato inefficace perché avrebbe incontrato lo stesso problema. Era impossibile dialogare con le parti interessate nel controllo: c’era il rischio concreto di mettere a repentaglio un provato rapporto di partnership e anche di provocare un problema al cliente, se il nostro partner avesse deciso di abbandonare l’incarico.

Solo grazie al grande rapporto di fiducia con il nostro partner potemmo definire un secondo pagamento in EUR, con una condivisione delle spese di cambio, a fronte di un rimborso nel momento in cui il vecchio pagamento in USD fosse arrivato a destinazione.

Solo dopo circa 4 mesi tale condizione si concretizzò e il partner restituì prontamente il doppio pagamento. Non fu una soluzione semplice né priva di rischi. Fu possibile attuarla solo grazie a una determinata solidità finanziaria e a un rapporto di fiducia con un partner qualificato.

Entrambi questi aspetti sono indipendenti dalla competenza tecnica, ma in loro assenza sarebbe stato difficile risolvere in modo alternativo senza causare problemi al cliente.

Pagamenti bloccati

In un’altra occasione, invece, un pagamento destinato a Vistra venne bloccato da alcune autorità internazionali per uno sfortunato caso di omonimia: il nostro cliente aveva lo stesso nome di una petroliera appartenente a uno stato sotto embargo e quindi soggetto a sanzioni.

Il pagamento anche questa volta era in USD, ma non fu di facile risoluzione.

Anche in questo caso ci stavamo appoggiando a una delle maggiori banche italiane, con presenza internazionale; tuttavia l’unica cosa possibile, dopo aver presentato tutti i chiarimenti del caso (contratti, fatture, etc.) fu solo la solidità finanziaria a consentirci di attendere diversi mesi per lo sblocco dell’incasso.

Altre volte invece può capitare di ricevere proposte di pagamento in valute non facilmente convertibili, come ad esempio il Dinaro Algerino. Si trattava di un progetto che aveva come cliente finale un’autorità governativa locale e, in quanto tale, aveva posto tra i requisiti il pagamento di una certa cifra in Dinari Algerini.

In questo caso, come subcontractor, potemmo negoziare un pagamento in EUR con il main contractor: per noi infatti sarebbe stato impossibile utilizzare dinari algerini poiché il nostro team nel progetto non era locale e non avremmo avuto moto di utilizzare i dinari.

Oltre  questo, nel medesimo progetto, la legge locale prevedeva una trattenuta alla fonte di una certa percentuale in qualità di imposta. Questo requisito aveva non era stato inizialmente individuato dal main contractor: in questo caso, fortunatamente, non subimmo ripercussioni grazie ad una buona base contrattuale ed un ottimo rapporto con il cliente.

In un progetto in India invece, pur utilizzando un partner locale, dovemmo gestire la problematica della stabile organizzazione. In effetti molti di questi aspetti dipendono dagli accordi bilaterali tra le singole coppie di paesi ed è complesso essere sempre aggiornati, ma è assolutamente necessario per non incorrere in problemi anche importanti.

In quel caso infatti si trattava di un cliente italiano che, tuttavia, aveva una branch locale per un progetto. In questo senso la loro branch era il potenziale punto di rivalsa delle autorità indiane.

Infatti, pur utilizzando una risorsa locale, le nostre fatture arrivavano dall’Italia, ed erano relative a un lavoro svolto in loco. Se questo si fosse protratto per più di 6 mesi, allora avrebbe determinato per Vistra una stabile organizzazione con la necessità di chiedere una partita iva indiana, il pagamento delle tasse in loco e la gestione della pratica per evitare la doppia imposizione in Italia.

Inutile sottolineare che la gestione burocratica simile si giustifica solo per somme piuttosto elevate, altrimenti incide considerevolmente sul margine.

I problemi legati all’imposizione riguardano anche lavori all’interno della comunità europea, con dei distinguo talvolta sottili che bisogna conoscere per evitare sanzioni e problemi.

Ad esempio per un lavoro in Croazia c’era un dubbio non banale sull’applicazione dell’IVA locale o meno ai nostri servizi.

La differenza era sottile in quanto prevedeva l’applicabilità dell’IVA se il nostro servizio fosse stato considerato direttamente collegato all’opera in costruzione, come nel caso di uno studio di ingegneria che progetta l’opera, diversamente altrimenti.

Nel nostro il compito di Vistra era di occuparsi della sicurezza dei lavoratori e non dell’opera: niente IVA.

Potrei continuare con molti esempi, anche curiosi, per alcuni dei quali vi rimando al video correlato a questo articolo con una breve testimonianza della nostra responsabile amministrativa.

Partner Vistra

Sicuramente un aspetto fondamentale per muoversi a livello internazionale è avere dei validi partner e Vistra può contare ormai da oltre un decennio su IC&Partners, esperti proprio di queste questioni.

L’aver vissuto direttamente tutta una serie di difficoltà anche in ambito ammnistrativo e di gestione del personale ci rende ancor più consapevoli di come sia necessario affidarsi a specialisti per cogliere le opportunità dei mercati internazionali.

Il valore aggiunto che può offrire Vistra può essere riassunto in due motivi oltre alla competenza tecnica specifica:

1. Possiamo offrire un supporto integrato assieme ai diversi partner, aggiungendo i nostri servizi del QHSE internazionale a quelli amministrativi, del personale, della secutiry, dell’internazionalizzazione o quelli assicurativi.
2. Possiamo offrire i nostri servizi con una certa serenità e con maggiori garanzie verso il cliente, proprio perché siamo tra i primi a utilizzare i partner di cui sopra.

È una complessità notevole che spero di essere riuscito a trasmettere attraverso queste brevi considerazioni e qualche esempio vissuto.

Spero allo stesso tempo di aver reso l’idea del valore aggiunto che si trova in un partner pronto e adeguatamente preparato per accompagnarvi nei progetti internazionali.

Tale valore rischia di passare inosservato perché non si manifesta con un incremento del livello tecnico ma favorisce l’assenza di problemi nell’erogazione del servizio. In sostanza se tutto va bene non si percepisce, ma è proprio grazie ad esso che “tutto può filare liscio!”

È più facile in questo senso percepirne il valore quando ci si affida a partner non preparati: i possibili problemi sono dietro l’angolo e, quasi sempre, il costo in cui si incorre è di gran lunga più elevato di una possibile differenza di prezzo nella fornitura.

È dunque un valore e come tale va riconosciuto, perché evita spesso costi e conseguenze quasi sempre molto importanti.

Oltretutto non è una conoscenza facilmente acquisibile e replicabile, perché deriva da un’esperienza maturata sul campo da una molteplicità di soggetti combinata con un network di partnership affidabili e specializzati nei rispettivi campi d’azione.

Per maggiori informazioni, guarda il video

Un saluto