Audit HSE linee guida e best practices per Antonio Pedna, TechIOSH, AIEMA, AICW, architetto, consulente di direzione esperto in sostenibilità, qualità, sicurezza e ambiente 

L’audit è un processo sistematico, indipendente e documentato, mirato a ottenere evidenze oggettive e valutare in modo imparziale il rispetto dei criteri dell’audit. I criteri rappresentano il gruppo di requisiti di riferimento per condurre l’audit.

L’audit HSE è una questione delicata, poiché implica l’analisi della professionalità di uno o più individui. La professione che ciascuno di noi esercita riveste un ruolo fondamentale nella nostra identità personale, rendendo l’audit un’indagine critica sul modo in cui un individuo si presenta e si relaziona con gli altri. In questo contesto, esaminare e valutare la conformità richiede una rigorosa obiettività e sensibilità nei confronti delle dinamiche personali e professionali coinvolte. La precisione e l’imparzialità nell’ottenere evidenze oggettive diventano elementi fondamentali per garantire che l’audit sia condotto in modo accurato e rispettoso, preservando allo stesso tempo la dignità e l’integrità delle persone coinvolte nel processo, e raggiungendo i risultati migliori. Viene richiesta una meticolosa preparazione per stabilire i criteri di riferimento e definire gli obiettivi specifici, per cui è essenziale comprendere a fondo il contesto professionale in cui si svolge, acquisendo una conoscenza approfondita delle normative e delle best practices del settore coinvolto. Questa preparazione accurata fornisce il quadro necessario per una valutazione oggettiva e consente agli auditor di identificare eventuali scostamenti dai criteri stabiliti.

L’audit è un processo complesso che richiede non solo competenza tecnica, ma anche una consapevolezza della delicatezza delle relazioni professionali coinvolte

Durante il processo di audit, l’interazione con le persone coinvolte richiede una comunicazione chiara e trasparente. La sensibilità nell’affrontare le questioni legate alla professionalità e la capacità di gestire in modo costruttivo le informazioni raccolte sono aspetti fondamentali per mantenere un ambiente di audit professionale ed etico. Un bravo auditor dovrebbe possedere queste caratteristiche personali:

• Obiettività: un bravo auditor deve essere imparziale e obiettivo nel valutare le informazioni senza influenze indebite o pregiudizi personali. Questa caratteristica è fondamentale per garantire che l’audit fornisca una valutazione equa e accurata.
• Comunicazione efficace: la capacità di comunicare chiaramente e in modo efficace è essenziale per un auditor. Questo include sia la capacità di ascoltare attentamente le informazioni fornite dall’organizzazione sotto esame che di esprimere in modo chiaro le conclusioni e le raccomandazioni dell’audit. L’obiettivo è far sì che la persona sottoposta all’audit veda l’auditor come un alleato impegnato nella crescita e nel miglioramento, piuttosto che come un avversario focalizzato solo sui problemi.
• Integrità: l’integrità è fondamentale per mantenere la fiducia nelle conclusioni dell’audit. Un bravo auditor deve agire con onestà e coerenza, rispettando gli standard etici e professionali, e garantendo che le informazioni saranno trattate con la massima riservatezza.
• Competenza tecnica: una solida competenza tecnica nel settore specifico dell’audit è essenziale. Questa include la conoscenza delle normative applicabili, delle best practices e delle procedure aziendali. Un auditor competente è in grado di valutare in modo accurato la conformità e l’efficacia dei processi esaminati.

Audit HSE linee guida e best practices.

Infine, l’analisi delle evidenze raccolte e la redazione di rapporti dettagliati rappresentano fasi fondamentali. La documentazione deve essere chiara, accurata e orientata agli obiettivi dell’audit, fornendo una base solida per la formulazione di conclusioni imparziali e raccomandazioni costruttive.

La professionalità e la sensibilità costituiscono elementi fondamentali per condurre un audit rispettoso e di valore per l’azienda committente. Al di là dell’aspetto formale, un audit non dovrebbe essere un’indagine ossessiva alla ricerca di non conformità, quanto un processo utile per offrire una visione accurata e completa dell’organizzazione sotto esame. Questo implica un approccio equilibrato, orientato a evidenziare sia gli aspetti positivi che le opportunità di miglioramento. In questo contesto, la capacità di agire con professionalità significa adottare uno sguardo obiettivo e imparziale, senza preconcetti o giudizi precipitosi; gli auditor devono essere in grado di comprendere il contesto operativo dell’organizzazione, valutare la conformità ai criteri stabiliti e, al contempo, riconoscere e valorizzare le buone pratiche e i successi raggiunti.

La sensibilità, d’altra parte, si manifesta nella consapevolezza delle dinamiche interne e delle relazioni professionali in gioco. È importante riconoscere che l’audit può avere un impatto emotivo sul personale dell’organizzazione ispezionata e pertanto, la comunicazione durante l’intero processo deve essere chiara, rispettosa e centrata sull’obiettivo di miglioramento continuo. Un audit efficace dovrebbe essere concepito come un partenariato costruttivo tra l’auditore e l’organizzazione. Fornendo una panoramica completa, inclusiva di punti di forza e aree di opportunità di miglioramento, l’audit diventa uno strumento di gestione strategica che contribuisce al progresso sostenibile dell’azienda.

Lo standard ISO 19011:

2018 nell’ambito HSE offre un approccio strutturato e normativo per condurre audit che soddisfano gli standard internazionali

ISO 19011:2018 Guidelines for auditing management systems è il punto di riferimento per la pianificazione e l’esecuzione di audit, incluso l’ambito HSE. Questo documento fornisce linee guida dettagliate per garantire che gli audit siano condotti in modo sistematico, efficace e conforme agli standard internazionali. La norma sottolinea l’importanza della pianificazione dell’audit, compresa la definizione degli obiettivi, dei criteri e della portata. Questo approccio permette di concentrarsi sugli elementi rilevanti per l’ambito HSE, garantendo che l’audit sia orientato alle specifiche esigenze dell’organizzazione.

Inoltre, lo standard promuove l’indipendenza e l’imparzialità degli auditor, contribuendo a garantire che l’analisi sia condotta senza influenze indebite. Questo aspetto è fondamentale, specialmente nell’ambito HSE, dove la valutazione accurata delle pratiche e dei protocolli di sicurezza è di vitale importanza.

Lo standard sottolinea  l’importanza della raccolta di evidenze oggettive durante l’audit e la necessità di una documentazione accurata; per garantire la coerenza delle valutazioni e fornire una base solida per le conclusioni e  raccomandazioni.

L’attenzione a questi requisiti

Anche in contesti di audit informali o volontari, è indicativa di professionalità e rispetto verso coloro che sono soggetti all’esame. Formalizzare gli obiettivi dell’audit, pianificarlo e condividerne il piano in anticipo non è un eccesso burocratico,  una strategia per ottimizzare l’impiego delle risorse coinvolte.

La definizione chiara degli obiettivi permette di concentrarsi sugli aspetti essenziali dell’audit, assicurando una valutazione precisa e mirata; stabilire un programma e comunicare il piano in anticipo facilita la collaborazione tra le parti coinvolte.

Inoltre, valutare i rischi e le opportunità associate al programma di audit HSE costituisce un passo fondamentale per sviluppare un approccio efficace e adattato alle dinamiche organizzative e alle persone coinvolte.

Questa analisi fornisce una base strategica per l’audit, consentendo di mitigare rischi potenziali e massimizzare le opportunità di apprendimento e miglioramento.

Audit HSE linee guida e best practices: La formalizzazione e la pianificazione vanno oltre la mera formalità amministrativa. Le pratiche non sono solo un aspetto formale, ma costituiscono la cornice che preserva l’integrità dell’approccio all’audit e promuove una collaborazione significativa tra le parti coinvolte.

Il rispetto formale è solo la parte immediatamente visibile del rispetto sostanziale.