Metodi oggettivi per individuare e valutare obiettivi e processi

Per concentrarsi fin dall’inizio sui processi di maggiore interesse per l’organizzazione è necessario conoscere la strategia, la politica e egli obiettivi estrapolandoli dal Business Plan dell’azienda.

Non è nostra intenzione trattare nel dettaglio questo argomento, per il quale rimandiamo a testi specifici, ci basta ricordare che anche se molte volte un business plan dettagliato non è formalizzato ogni organizzazione ha una direzione con delle idee, con degli obiettivi da raggiungere e con dei valori guida nella persecuzione di tali obiettivi. L’individuazione di tali fattori avrà influenza su tutti i processi, la loro descrizione, il loro sistema di miglioramento.

La condivisione ai giusti livelli di obiettivi e valori consentirà una maggiore unità di intenti all’interno dell’organizzazione.

Per delimitare bene i confini e i limiti aziendali è conveniente mettere in evidenza il contesto per avere ben chiaro dove vogliamo che inizi e finisca il nostro sistema.

È utile infine sollecitare la direzione per definire i requisiti del sistema, le sue caratteristiche fondamentali, in modo da fornire delle linee guida per lo sviluppo di ogni sua parte (ad. Es. deve essere un sistema snello, focalizzato sui controlli, focalizzato sull’efficacia, e così via).

Il brainstorming è una tecnica di creatività di gruppo che può essere molto utile per individuare i processi all’interno di un’azienda.

In funzione delle dimensioni dell’organizzazione è utile coinvolgere i membri della direzione o parte di essa (il limite massimo di efficacia è di 8-10 persone).

In una seduta di brainstorming nessuna proposta deve venir censurata perché qualunque idea, anche non condivisa, potrebbe generare nuove idee da parte degli altri membri (fertilizzazione incrociata); non c’è spazio per criticare le proposte degli altri.

Per ottimizzare una seduta di brainstorming sono necessarie alcune regole:

• Nominare un coordinatore del gruppo responsabile di gestire la seduta
• Oggetto chiaro
• Sospendere il giudizio
• Andare a ruota libera
• Incoraggiare, devono parlare tutti
• Fertilizzazione incrociata
• Ambiente rilassato, creativo
• Tempo limite

Durante il brainstorming un modo pratico per favorire l’individuazione dei i processi è quello di annotare le proposte su dei post-it e disporli su una parete. Quando saranno presenti un centinaio di post-it si inizierà a raggrupparli in macro-gruppi e si creerà una macrostruttura.

Una volta individuati e classificati i processi serviranno strumenti e metodi per poterli valutare in relazione agli obiettivi precedentemente individuati; uno di questi potrebbe essere la matrice di criticità dei processi (Figura 1‑9).

L’importanza di questi strumenti è che consentono di ottenere una definizione “condivisa” ed approvata da tutti i partecipanti alla riunione.

Poiché le valutazioni dei processi si devono fare in relazione agli obiettivi aziendali è innanzitutto fondamentale definire una scala di importanza tra i diversi obiettivi. In una matrice (Figura 1‑7) che li riporta sia in ascissa che ordinata possono essere confrontati uno ad uno e va assegnato il voto 1 a quello più importante (zero altrimenti), poi vanno sommati i voti di ogni confronto e si ottiene un peso relativo dell’obiettivo.

Nella  matrice di criticità i processi vanno riportati righe nelle righe e gli obiettivi aziendali nelle colonne.  Per ogni obiettivo vanno riportati gli indici di peso precedentemente individuati. Anche per stabilire l’indice di peso degli obiettivi si possono utilizzare degli strumenti e metodi.

Ogni partecipante alla riunione esprime una propria valutazione di importanza per ogni processo in relazione ad ogni obiettivo. Tale valutazione deve essere fatta in modo indipendente e senza comunicarlo ai colleghi.

Il solo confronto delle valutazioni in sede di compilazione della matrice generale potrà evidenziare delle incongruenze nella percezione dell’importanza dei processi tra i membri del team di lavoro.

Successivamente sarà possibile mediante un algoritmo pesato trovare un indicatore di importanza di ogni singolo processo individuato e definire delle categorie diverse per priorità di implementazione.

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