È vero, dopo quasi 30 anni dall’uscita della 626/94 sono stati fatti passi importanti. La sensibilità è aumentata ma forse alle volte prevale ancora una percezione di “obbligo” rispetto agli adempimenti per la salvaguardia della salute e della sicurezza dei lavoratori e per la protezione dell’ambiente, per cui l’approccio è quello di cercare di spendere sempre il meno possibile.

Sicuramente ci sono molti miglioramenti possibili in termini legislativi e degli adempimenti in generale.

Nonostante tutte queste considerazioni siano degne di nota rimane un dato di fatto: stipulare un contratto di assistenza per la gestione delle tematiche Sicurezza sul lavoro ed Ambiente è una scelta conveniente.

Si possono fare molte considerazioni da diversi punti di vista, forse quello che risulta più efficace è un paragone con la manutenzione dei macchinari.

Immagina di essere il responsabile di un reparto di un’azienda manifatturiera e che la manutenzione dei macchinari sia sotto la tua responsabilità. Probabilmente cercheresti alcune offerte alternative e sceglieresti una ditta cui affidare il programma di manutenzione. In questo modo potresti dedicarti al tuo core business e non solo, potresti anche programmare gli interventi in modo che l’interferenza con le necessità di produzione sia minimizzata e, allo stesso tempo, sia possibile lavorare sempre con dei macchinari in perfetto stato, riducendo al minimo il rischio di malfunzionamenti.

Un guasto ti costerebbe molto, sia in termini di mancata produzione che in termini di costo dell’intervento urgente e straordinario per la riparazione. Allo stesso tempo un guasto improvviso potrebbe rappresentare un potenziale pericolo per la sicurezza dei lavoratori e dell’ambiente.

Ma quali sono i vantaggi?

Se ci pensi la gestione di tutti gli adempimenti relativi alla sicurezza sul lavoro ed all’ambiente è del tutto simile e possiamo trovare gli stessi vantaggi nello stipulare un contratto di assistenza.

Nello specifico può essere utile visualizzarli sottoforma di elenco puntato:

• Possibilità di programmare gli interventi
• Minore impatto sulla produzione
• Minore rischio di sanzioni per inadempienze
• Minore rischio di incidenti ed infortuni
• Probabile risparmio per economia di scala con il fornitore
• Risparmio su tempi e costi della gestione di offerte e fornitori diversi
• Relazione continuativa, conoscenza dell’azienda da parte del fornitore
• Possibilità di approccio integrato sui diversi interventi, incremento di efficacia
• Possibilità di generare sinergie tra i diversi interventi, contenimento dei costi
• Presenza di un riferimento costante per ogni necessità

Su questo ultimo punto vorrei portare la tua attenzione, non perché sia il più importante, ma perché spesso trascurato trascina l’azienda in costi superiori mentre pensa di risparmiare.

Paragoniamo un contratto di assistenza triennale con i singoli interventi dal punto di vista amministrativo e dei relativi costi.

Gli adempimenti per la sicurezza e per l’ambiente sono molti. Dipende poi dalla dimensione dell’azienda e da quanto omnicomprensivo sia il contratto di assistenza.

Ora supponiamo che la tua azienda sia strutturata e che la procedura per l’acquisto di servizi imponga di trovare ogni volta almeno 3 fornitori diversi per ogni offerta. Ok, hai già capito. Eppure nonostante questo è quello che accade nella maggior parte delle organizzazioni. Anche quando deve essere acquistato un servizio del valore inferiore a 1.000 euro, si devono cercare 3 fornitori. Se consideriamo che solo la gestione di una fattura può costare 4-5€ possiamo stimare il costo di:

• Selezionare 3 fornitori – almeno 1 ora (30€)
• Chiedere l’offerta – contatta e manda mail (0,5 h – 15€)
• Comunicare i dati – chiarimenti telefonici (1 h – 30€)
• Valutare l’offerta – supponiamo non sia complessa (0,25h – 7,5€)
• Assegnare l’incarico – inserire anagrafica, qualificare, emettere ODA (1h – 30€)

Abbiamo superato il 10% del valore! E pensa che molti interventi formativi o di aggiornamento di alcuni DVR, sopralluoghi, interventi, hanno spesso il valore inferiore ai 1.000€.

Quello che accade alle volte è che l’azienda sia convinta di risparmiare perché riesce a garantirsi un risparmio del 5% mediante un costante confronto in competizione tra diversi fornitori, ma in realtà sta investendo le proprie energie in attività senza un reale valore aggiunto, generando costi superiori. E magari poi ci sarà anche un premio per l’ufficio acquisti per il risultato raggiunto, nell’illusione di aver risparmiato.

Aspetti principali di un servizio HSE

Oltre a questo non possiamo poi non considerare quelli che sono gli aspetti principali di un servizio HSE: competenza, fiducia, conoscenza, affidabilità.

Instaurare un rapporto di durata media consente di avere un fornitore che conosce la tua organizzazione e si può rapportare alle diverse problematiche con maggiore efficienza ed efficacia. Significa inoltre avere un riferimento sempre disponibile in tempi rapidi per ogni esigenza HSE. Il mondo HSE è caratterizzato anche da complessità e volatilità, in particolare nel nostro paese. Nuove leggi e norme, sentenze ed interpretazioni, possono portare dubbi in un’azienda che è costretta a cambiare sempre più velocemente per rimanere competitiva. In una situazione simile un approccio per interventi puntuali toglie punti di riferimento all’HSE manager della tua organizzazione. Certamente potrà contattare questo o quel fornitore, ma possiamo immaginare che il tipo di risposta che riceverà sarà probabilmente diverso rispetto a quello che avrebbe rivolgendosi a un fornitore con un contratto di assistenza.

Certamente esistono delle soluzioni intermedie: contratti quadro, assistenza da più fornitori contemporaneamente, ma la soluzione più conveniente rimane probabilmente la più semplice, ovvero trovare un fornitore affidabile, strutturato e qualificato che possa occuparsi di queste tematiche, lasciando ai manager ed ai datori di lavoro una maggiore serenità per occuparsi del loro core business.

In fin dei conti troveresti strano affidare la pulizia dei diversi locali della tua azienda a fornitori diversi. Sicuramente trovi logico assegnare un appalto ad un unico fornitore. Perché allora per la sicurezza delle persone e dell’ambiente in cui viviamo dovremmo tenere un comportamento diverso.

Passiamo infine ad un’ultima considerazione: meglio se ti affidi a un fornitore strutturato. Anche per questo, in oltre 20 anni di attività, ci siamo spesso imbattuti in situazioni paradossali, probabilmente legate alla natura umana. Qui la questione è più sottile e i dubbi sono comprensibili, soprattutto se consideriamo che i dati relativi alla sicurezza su lavoro ed all’ambiente sono spesso molto delicati.

Capita spesso che un cliente preferisca avere un unico referente, di fiducia, che lo segue per tutti gli aspetti HSE. Data la premessa è comprensibile, ma non è logico. Data la complessità e la vastità degli argomenti sono pochissimi i professionisti che hanno una competenza elevata in tutte le tematiche. Sicuramente affidarsi a un team di specialisti che lavorano in modo sinergico offre numerosi vantaggi: maggiore specializzazione, possibilità di sostituzione in caso di momentanea indisponibilità di uno dei componenti del team, quindi maggiore affidabilità del servizio. Certamente dal punto di vista dei costi questo incide, perché un team, per essere coordinato, deve comunicare e fare delle riunioni ed aggiornamenti tra i diversi membri del gruppo. Ma i singoli vantaggi sopra elencati valgono sicuramente il costo. In più le moderne tecnologie consentono sempre più di utilizzare strumenti per una gestione condivisa dei dati in modo efficiente.

In questo senso è preferibile scegliere un fornitore strutturato, capace di offrire un servizio integrato con maggiori garanzie ed affidabilità.

Se condividi queste considerazioni probabilmente Vistra potrebbe essere il tuo partner ideale per l’assistenza HSE, pronta a seguirti non solo in Italia ma in tutto il mondo, attraverso il network costruito in 20 anni con oltre 4000 progetti in più di 60 paesi.