Esistono svariati metodi per la rappresentazione grafica dei processi.

IDEF0 è stato uno dei primi metodi, sviluppato dalla U.S. Air force negli anni ‘70 ed è un acronimo per “Icam DEFinition for Function Modeling“, dove ICAM a sua volta è “Integrated Computer Aided Manufacturing”.

Un altro interessante metodo è OSSAD, che sta per “Office support systems analysis and design” e deriva dal progetto ESPRIT (European Strategic Program for Research in Information Technology) condotto tra gli anni 1985-1990 da un’equipe internazionale e multidisciplinare di consulenti.

Proprio a partire da questi studi è stato perfezionato nel tempo un linguaggio totalmente orientato alla rappresentazione grafica dei processi: Qualigram, di cui parleremo in modo più approfondito in questo articolo.

Probabilmente non esiste un metodo migliore in assoluto ma una cosa è fondamentale: l’applicazione di norme di redazione permette di facilitare notevolmente la redazione e la comprensione del linguaggio grafico poiché i redattori dovranno dedicarsi esclusivamente al contenuto e non alla forma e gli utenti saranno facilitati nella comprensione senza ambiguità delle informazioni.

Se ci pensi esistono molteplici strumenti molto versatili e magari anche facilmente accessibili attraverso i quali è possibile produrre delle rappresentazioni grafiche dei processi. Puoi costruire dei diagrammi relazionali utilizzando la conosciuta suite Office di MS, utilizzando MS Word oppure Excel, puoi spingerti a utilizzare degli strumenti più specialistici come ad esempio MS Visio.

Questi strumenti da soli non bastano per consentire una efficace rappresentazione grafica.

Uno dei problemi principali è che sono troppo flessibili, o meglio, non sono accompagnati da un set di regole che consentano di avere un risultato uniforme e facilmente leggibile.

Per “risultato uniforme” intendo che, offerto a un certo numero di persone che conoscono un determinato processo mi consenta di avere un risultato sostanzialmente uniforme anche al variare della persona impegnata nella descrizione.

Molto spesso invece accade che si parta in un progetto senza prendere in considerazione questo aspetto ed i risultati siano spesso molto diversi tra loro tanto che, al di fuori dello stesso autore, pochi altri riescono a comprendere appieno il grafico.

Per “leggibilità” intendo invece che sia facilmente comprensibile anche da una persona non necessariamente esperta dello specifico linguaggio grafico in questione.

Hanno una certa diffusione i software basati su BPMN (Business Process Modeling Notation), ad esempio Bizagi oppure Viflow, ma questo tipo di rappresentazione grafica ha alcuni vantaggi legati alla possibilità di automatizzare i processi descritti e di poter essere utilizzata per la definizione di workflow, tuttavia hanno una certa complessità e sono più diffusi tra chi ha competenze informatiche, sistemisti, analisti software. Lasciano comunque molti gradi di libertà e non sono facilmente comprensibili dai non addetti ai lavori.

Nella nostra esperienza ventennale la necessità di approfondimento sulla mappatura dei processi risale ai primi anni 2000, quando fu pubblicata la norma ISO 9001 Vison 2000.

Questa norma presentava un approccio davvero innovativo: l’approccio per processi.

Ma cos’era realmente?

Proprio la volontà di approfondire questo aspetto per poterlo applicare e trasmettere ai nostri clienti ci portò a studiare molte metodologie e strumenti, di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti.

Ma solamente nella metodologia Qualigram abbiamo trovato una risposta che riteniamo esauriente per una pratica ed ampia applicazione nelle più svariate organizzazioni.

Il metodo Qualigram (Cédric Berger, 2005) offre un pratico sostegno per l’implementazione di un SGQ (o di altri sistemi di gestione), orientato ai processi in una organizzazione. Utilizza il pensiero grafico e ha un linguaggio semplice ed operativo composto da un vocabolario grafico ben definito per evitare incomprensioni o incertezze nell’interpretazione.

La base sono le classiche figure dei diagrammi relazionali: entità, azioni, informazioni con alcune personalizzazioni.

Tale metodo è inoltre supportato da una grammatica e una sintassi precise e da regole di strutturazione ben definite. Questo è un punto fondamentale, perché consente la realizzazione di risultati uniformi, indipendentemente dall’autore, facilitando in questo modo il lavoro di gruppo.

Un altro vantaggio derivante dall’esistenza di regole specifiche è la possibilità di costruire dei software efficaci per l’applicazione del metodo.

La strutturazione si basa su tre livelli di modellazione come il classico principio piramidale di scomposizione di una struttura. Ad ogni livello corrispondono diversi approcci, livelli di approfondimento, documenti, regole, schemi direttivi e strategie di sviluppo come si vedono suddivisi nella figura 1.

Un sistema rappresentato in tale modo si presta molto alla “navigazione” e rende incredibilmente più facile trovare le informazioni che servono anche per chi non conosce nel dettaglio tutto il sistema. L’indice di accessibilità alle informazioni ricercate cresce sensibilmente.

Tale metodologia ha portato anche allo sviluppo di uno specifico strumento SW: PYX4.

Tale strumento, creato dall’omonima società franco-canadese, è web based e non è vincolato a uno specifico sistema operativo. È particolarmente potente nell’applicazione della metodologia e coniuga la gestione dei processi, delle risorse umane e dei documenti con il risk based thinking. Composto da più moduli scalabili è diffuso in Francia, Nord America, Svizzera ma trova poche applicazioni sul mercato italiano.

Tra i punti di forza di questo strumento vi è la facilità di comprensione anche da parte di chi non è esperto. La formazione di base necessaria per comprendere i grafici è veramente minima.

Questo aspetto deriva dall’approccio che sta alla base dello sviluppo di questo metodo.

Gli sviluppatori si sono chiesti: perché mai questo grafico risulta più chiaro e leggibile di quest’altro?

Quando magari sono entrambi corretti e completi.

Individuando i singoli aspetti che contribuivano alla chiarezza ed immediatezza dell’informazione hanno creato delle regole di redazione, che garantiscono un risultato con queste caratteristiche. Ad esempio:

– il documento deve stare su una singola pagina/schermata;

– nel diagramma non si incrociano le linee;

– in una azione non si scrivono più di 5 parole.

E così via.

Nel complesso la rappresentazione risulta davvero intuitiva, facile da tradurre in diverse lingue, e consente di reperire in modo molto veloce ed efficace l’informazione di cui abbiamo bisogno.

Molto utile l’integrazione dello strumento grafico in un database, con la possibilità di gestire un workflow di approvazione e gestione dei documenti, anche esterni e non creati in modo grafico.

Questo strumento basato su metodologia Qualigram facilita la collaborazione dei vari membri del team e rende davvero facile la gestione dinamica delle mappe. Creazione, modifica, archiviazione e approvazione sono davvero a portata di click.

Ricordiamoci infatti che uno dei principali segnali di un sistema veramente applicato è che questo richiede modifiche. Se dopo un paio di settimane dall’applicazione di un nuovo SGQ non arrivano ai responsabili richieste di modifica o integrazione, molto probabilmente non significa che siamo stati bravissimi nella realizzazione del sistema, ma semplicemente che le persone non lo stanno utilizzando.

In questo senso la modalità per richiedere una modifica e per gestirla deve essere il più semplice ed immediata possibile e ritengo che in questo caso siamo a un ottimo livello.

Ormai proponiamo sempre nei nostri progetti l’utilizzo di questi strumenti che, agli occhi di una persona poco esperta, possono sembrare un costo in più, ma che in realtà sono dei veri generatori di risparmio. Basti pensare che per realizzare un grafico, grazie agli automatismi del software, si risparmia molto tempo rispetto che a produrre il medesimo risultato con MS Word o Excel.

L’utilizzo di questo metodo e del tool PYX4 sono in effetti fonte di risparmio per il cliente, poiché il consulente ci metterà molto meno nel realizzare i diversi grafici.

Ma soprattutto si andrà a creare una conoscenza nuova in azienda, introducendo un linguaggio condiviso e si incrementerà molto la possibilità di ricavare del valore aggiunto da una reale applicazione del sistema.

Un sistema che è costato poco, ma non viene applicato, sarà solo un costo. Un sistema che ha richiesto maggiori risorse, ma è in grado di generare valore aggiunto, è un utile investimento.

Vistra è in grado di supportare le aziende italiane in tutto il mondo per le problematiche di Qualità, Sicurezza sul Lavoro ed Ambiente.

Se vuoi approfondire l’argomento, guarda il video.